Todo equipo comercial se ha preguntado alguna vez cómo optimizar sus tiempos para lograr una mayor productividad y dedicar más esfuerzo a las negociaciones con los clientes potenciales, en vez de desperdiciarlo en tareas rutinarias y de poco valor.
Uno de los aliados clave para lograr esta eficiencia es una plataforma CRM especializada en la gestión del ciclo comercial con poderosas funcionalidades de automatización, como lo es Freshsales.
Antes que nada, empecemos por definir, ¿Para qué nos sirve un flujo de trabajo de automatización?
En Freshsales, los flujos de trabajo automatizan acciones al instante ante eventos o fechas específicas. Esto incluye la actualización automática de propiedades de campos, el envío de alertas por correo, la creación de tareas de seguimiento y notificaciones a aplicaciones de terceros mediante webhooks. Además, ofrecen la capacidad de establecer reglas 'Si-Entonces' basadas en las propiedades de los campos, brindando diversas opciones de personalización.
Puedes crear estos flujos desde cero o utilizar las plantillas preexistentes en la plataforma. Simplemente, elige una plantilla, agrega tus condiciones preferidas y tendrás un flujo configurado de manera rápida y sencilla.
En este artículo, te presentamos un ejemplo desde cero, para ilustrar los pasos a seguir para crear tu flujo de trabajo correctamente:
1. Empieza desde Admin > Flujos de trabajo, esto abrirá la página principal donde encontrarás tanto las plantillas, como los flujos de trabajo ya configurados, haz clic en el botón “Crear flujo de trabajo” que te permitirá crearlo desde cero.
2. Asigna un nombre y una breve descripción a tu flujo de trabajo, luego elige el módulo en el que deseas que se ejecute. Las opciones incluyen contactos, cuentas, negocios y, para las actividades de ventas, puedes seleccionar entre tareas, reuniones y registros de llamadas.
*Nota: Una vez que hayas seleccionado un módulo y establecido otras condiciones, no se puede cambiar a otros módulos. Intentarlo resultará en la eliminación de todas las condiciones y disparadores previamente establecidos.
3. Ahora viene la configuración de los flujos de trabajo, que consta de tres componentes:
- Desencadenantes: Estos definen la frecuencia con la que se activará el flujo de trabajo para un registro, ya sea, mensual, semanal o anualmente. Del mismo modo, también puedes optar por ejecutar los flujos de trabajo solo una vez para el registro o de forma recurrente.
- Condiciones: Definen el escenario en el que el flujo de trabajo debe ser ejecutado. Aquí puedes configurar bloques y/o condiciones anidadas, estableciendo que el flujo se realice cuando coincida con cualquiera de las condiciones o solo con una.
- Acciones: Se ejecutan de inmediato al activarse el flujo de trabajo. En caso de que varios flujos de trabajo se activen simultáneamente, se ejecutan siguiendo el orden establecido en la lista de Freshsales.
*Nota: Para evitar bucles infinitos en los flujos de trabajo, la secuencia de flujos activados se detendrá siguiendo la lista de arriba hacia abajo. En otras palabras, el último flujo de trabajo no reactivará el primero.
4. Una vez que termines de configurar todo tu flujo de trabajo, actívalo y en ese momento empezará a funcionar. Encuéntralo fácilmente en tu lista de flujos y, con solo un clic en el icono de “Editar”, podrás realizar ajustes según tus necesidades.
5. De igual manera, del lado izquierdo de la pantalla encontrarás las plantillas, los flujos activos, los inactivos, y más.
Definitivamente, los flujos de trabajo son herramientas sumamente útiles para agilizar tanto actividades como procesos más complejos. Facilitan la automatización de tareas de ventas, la bienvenida a nuevos clientes potenciales, la actualización del estado de los contactos, el envío de facturas, recordatorios de renovación, y más. Te invitamos a experimentar esta funcionalidad de Freshsales y descubrir por ti mismo los beneficios en el ahorro de tiempo.
En orkesta, somos especialistas en soluciones tecnológicas para transformar el seguimiento de ventas y campañas de marketing. Si quieres conocer más sobre los flujos de trabajo u otras funciones de Freshsales, visita nuestro sitio web https://www.orkesta.net/freshsales-suite o escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada y resolver tus dudas.