Cuando se trata de un proyecto de construcción, todos sabemos que el papeleo puede ser abrumador. En este artículo, nos enfocaremos en el primer documento clave: el contrato.
Un contrato es la formalización del acuerdo para suministrar materiales, equipos o servicios. Este documento garantiza que el proveedor cumpla con las condiciones establecidas. Al establecer parámetros para los aspectos clave del proyecto, como la estrategia comercial y las relaciones, es fundamental gestionarlos de manera efectiva.
La gestión de contratos impulsa la comunicación eficiente, tiempos de respuesta más rápidos, alineación de objetivos, transparencia y responsabilidad. Por esta razón, es de vital importancia incluir este proceso en tu gestión de adquisiciones como parte integral del seguimiento a tus proveedores.
Beneficios que obtienes al utilizar monday.com en la gestión de contratos
Una vez seleccionados los proveedores, es fundamental priorizar la puntualidad y el seguimiento de los requisitos, solicitudes y compromisos. Cada fase del proceso exige una gestión adecuada para avanzar al siguiente paso.
monday.com es un software que va más allá de la simple gestión de contratos, al ofrecer automatización, una fuente única de información y una vista en tiempo real de los cambios realizados. Dentro de la plataforma podrás dar continuidad a las siguientes etapas:
1. Crea tus tableros: Crea tableros personalizados que contengan toda la información relevante de tus contratos. Los primeros pasos implican identificar el tipo de contrato y asignar responsabilidades a cada tarea específica.
2. Obtén aprobaciones: El proceso de aprobación de contratos generalmente requiere obtener firmas de varios gerentes, departamentos e incluso contratistas antes de finalizar el acuerdo. Puedes configurar flujos de aprobación que facilitan la recopilación de firmas y garantizan que todas las partes involucradas estén al tanto de los compromisos establecidos.
3. Administra los cambios: Una vez que el proyecto ha comenzado, es posible que surjan cambios y revisiones que deben gestionarse cuidadosamente y comunicarse a las partes correspondientes. Es esencial hacer un seguimiento de los plazos, realizar auditorías, controlar los ingresos y gastos, y compartir todo esto con el resto del equipo.
4. Almacena tus documentos: Todos los documentos necesarios se pueden almacenar en un solo lugar, lo que ofrece una mayor transparencia para los miembros del equipo de diferentes departamentos, así como para los contratistas que trabajan fuera del sitio. La incorporación de la automatización en la plataforma facilita el acceso a los documentos y los cambios, lo que también agiliza el tiempo de respuesta ante cualquier cambio, adición o desafío que surja.
En resumen, la gestión de contratos en proyectos de construcción es clave para garantizar la efectividad y transparencia en las relaciones comerciales. A través de la adecuada gestión y seguimiento de los contratos, se logra una comunicación fluida, el cumplimiento de requisitos y plazos, y el control preciso de los ingresos y gastos en el proyecto.
Incorpora monday.com a tu flujo de trabajo y experimenta los beneficios de una herramienta poderosa que te ayudará a llevar tus contratos al siguiente nivel.
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