Si alguna vez, durante tu día a día de ventas, has visto tu agenda, tu libreta de notas, tus post-its y tu bandeja de entrada y has pensado “esto no está funcionando”... no estás solo.
Es probable que no tengas un plan de trabajo estructurado, y esto provoca oportunidades perdidas y un pronóstico de ventas poco realista.
La solución es contar con un pipeline de ventas que te ayudará a convertir prospectos en oportunidades, y darle un seguimiento ordenado a este proceso reemplazando el caos existente.
Aquí te presentamos algunas ideas para construir tu pipeline:
1. Define los pasos o etapas que debe seguir tu proceso de ventas
Al identificar personas y empresas (prospectos) que pueden necesitar lo que vendes, estás dando los primeros pasos para construir tu pipeline. Seguramente tienes más de un prospecto. Algunos de ellos se convertirán en clientes y otros no. Tu pipeline consiste en los pasos que debes seguir para incrementar la posibilidad de que tus prospectos adquieran los productos y servicios que ofreces.
Para construir tu pipeline debes definir las etapas que debes seguir. Estas etapas pueden ser:
Etapa 1 - Prospecto identificado
Etapa 2 - Prospecto contactado
Etapa 3 - Presentación o demo realizada
Etapa 4 - Propuesta enviada
Etapa 5 - Cierre (ganada o perdida)
Este es solo un ejemplo sencillo. Estas etapas deben ser definidas con base en tu experiencia y en las necesidades de tu negocio y tus clientes. Te recomendamos que no compliques demasiado el proceso; cinco o seis etapas deben ser suficientes. Toma en cuenta que el pasar de una etapa a otra debe incrementar la probabilidad de ganar la oportunidad.
2. Genera momentum de etapa-a-etapa
Una vez que has definido tus etapas, debes mantenerlas en buen camino. Para esto es muy importante identificar las actividades que hay que realizar para mover las oportunidades de una etapa a la siguiente. Esto se conoce como ventas basadas en actividades (activity based selling). Por ejemplo:
Hacer una llamada telefónica
Entregar un folleto
Realizar una demostración
Enviar una propuesta
Invitar a un webinar
Estas actividades deben estar agendadas en un calendario y tener los mecanismos necesarios que impidan que se nos pase o retrase alguna de ellas. El resultado de cada una de estas acciones debe quedar documentado, pero lo más importante es que siempre debe haber una siguiente actividad planeada para el futuro cercano mientras la oportunidad no se haya perdido.
Inclusive no está de más programar una llamada de seguimiento a pesar de haber perdido una oportunidad. Las cosas pueden haber cambiado con el paso del tiempo.
Ten en mente que puedes controlar las actividades
pero no su resultado.
Establece objetivos diarios de actividades a realizar para mantener vivas tus oportunidades, evitar que se estanquen e incrementar la probabilidad de que se muevan a la siguiente etapa en el pipeline.
3. Establece una rutina para obtener nuevos prospectos
Es primordial realizar actividades diariamente que identifiquen nuevos prospectos para mantener un pipeline sano e inagotable. Puedes realizar llamadas frías, obtener recomendaciones de tus clientes existentes, generar interés vía redes sociales, captar prospectos en tu página web, etc.
4. La magia de los números
La pregunta mágica es: ¿Cuántas oportunidades debo agregar al pipeline para lograr mis objetivos?
Sería grandioso ganar todas las propuestas pero eso, simplemente no sucede.
Es posible que en un principio calcular este número no sea tan sencillo, pero el uso constante de tu pipeline te permitirá conocer:
¿Cuántas oportunidades ganas en promedio en un tiempo determinado?
¿Qué porcentaje de oportunidades se ganan vs. las que se pierden?
¿Cuánto tiempo pasan las oportunidades en cada una de las etapas?
¿Qué oportunidades están estancadas en alguna de las etapas?
Si conoces cuántas oportunidades ganas en promedio, puedes calcular cuántas oportunidades necesitas en cada una de las etapas a lo largo del tiempo.
Es probable que todas estas recomendaciones se puedan llevar a cabo manualmente o en una hoja electrónica, pero para hacerlo de forma más eficiente y productiva se necesita un CRM.
Es muy probable que Pipedrive sea la plataforma de gestión de ventas indicada para tus necesidades.
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