En la ejecución de procesos o gestión de proyectos, es común encontrarse con tareas repetitivas y laboriosas que lamentablemente resultan en retrasos en las entregas, duplicación de la información, pérdida de tiempo y falta de concentración en tareas importantes.
Para evitar lo anterior, es fundamental contar con herramientas que permitan planear, automatizar y dar seguimiento a los procesos, sin necesidad de tener un programador especializado o conocimientos avanzados.
Afortunadamente, con monday.com, lograr todo esto es fácil, la plataforma cuenta con distintas automatizaciones llamadas "recetas", ya sea preconfiguradas o creadas desde cero. Estas recetas se adaptan a tus necesidades, ajustándose a flujos de trabajo simples o complejos según los requerimientos.
Para comprender el funcionamiento adecuado de las automatizaciones, hay que primero revisar los componentes básicos necesarios para generarlas. Estos son:
- Disparador: Este evento activa la automatización, puede ser por una fecha, un cambio de estado o la asignación de una tarea, entre otros.
- Condición: Son los filtros que deben cumplirse para que la automatización se active, por ejemplo, que ocurra cuando se alcance una fecha específica y el estado sea "terminado", o que notifique a un colaborador solo si pertenece al área de finanzas, etc.
- Acción: Es la ejecución de la receta diseñada para la automatización, con acciones como enviar un correo, cambiar fechas, borrar registros o mover a otro grupo o tablero en monday.com.
Comprender los disparadores, las condiciones y las acciones, es fundamental para generar flujos de trabajo eficaces que ayuden a automatizar la operación. La idea de crear automatizaciones no es llenar de notificaciones a los colaboradores, sino alinear el trabajo, permitiéndoles gestionar sus tareas de manera más eficiente en procesos o proyectos.
A continuación, un ejemplo de automatización que puedes implementar en monday.com:
Imagina un proceso de iniciativas de proyectos, el cual pasa por un proceso de revisión y autorización. Una vez que las propuestas de proyectos son aprobadas por todos las partes involucradas, se busca mover el elemento a un grupo dedicado de “Proyectos Aprobados” para identificarlos rápidamente y darles un seguimiento adecuado.
Estos son los pasos a seguir:
1. Dirígete a la sección "Automatizar" ubicada en la parte superior derecha del tablero.
2. Da clic en “Agregar automatización nueva”.
3. La configuración de la automatización sería la siguiente:
Disparador: “Cuando el Estado cambie a Aprobado”
Condición: “Y la Prioridad es Crítica”
Acción: “Mueve el ítem a Proyectos Aprobados”
*Es recomendable mantener activas todas las automatizaciones para optimizar los procesos y aumentar la productividad en el trabajo.
Al igual que esta automatización, puedes generar muchas más, ya sea para recordarle al líder de proyecto las fechas de compromiso, enviar un correo al solicitante con el resultado de la aprobación o rechazo, e incluso generar automáticamente un nuevo tablero de proyecto a partir de una plantilla cada vez que se aprueba la iniciativa.
Con monday.com, solo tu imaginación es el límite. Puedes explorar diversas categorías de recetas para añadir automatizaciones, creando combinaciones únicas, notificaciones, dependencias, recordatorios, entre muchas otras opciones. De hecho, la plataforma ofrece un centro de automatizaciones con diferentes categorías para facilitar la creación rápida de tus recetas.
Las automatizaciones hacen que tu trabajo sea altamente interactivo, incluso puedes establecer automatizaciones entre tableros para mantener conectadas todas las áreas de la empresa.
En resumen, monday.com es una herramienta muy poderosa, sus automatizaciones están diseñadas para disminuir el esfuerzo manual, aumentar la productividad y fortalecer la comunicación dentro de tu equipo.
Si quieres conocer más acerca de la plataforma y los beneficios que sus automatizaciones pueden brindarte a ti y a tu negocio, visita nuestro sitio web https://www.orkesta.net/monday o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.