En el ámbito de la gestión de proyectos, la comunicación entre los miembros es fundamental. Se ha discutido ampliamente cuál es la mejor manera de informar, conversar y notificar sobre los avances, cambios, incidencias o riesgos que pueden surgir en los proyectos. Afortunadamente, en la actualidad, existen herramientas que simplifican la centralización de la comunicación y la comprensión de la información.
Una de estas herramientas es monday.com, que ofrece una amplia gama de funciones diseñadas para abordar esta necesidad de manera efectiva.
Por ello, en este artículo conoce 3 métodos para gestionar la comunicación de un proyecto utilizando monday.com:
1. Actualizaciones de los elementos
La manera más efectiva de comunicarse en los proyectos es abordar directamente cualquier problema o retraso que surja en una actividad. Por eso, la plataforma ofrece un panel de actualizaciones que facilita este tipo de interacción. Al hacer clic en el ícono de globo de texto junto al nombre del elemento, se abrirá un panel lateral que permite entablar un diálogo con los compañeros sobre este elemento en particular.
Desde este panel, puedes escribir comentarios y tener una conversación activa con los miembros de tu equipo. Algunas acciones que puedes realizar en este panel lateral incluyen:
Responder comentarios para mantener un hilo de la conversación.
Etiquetar a compañeros o equipos para notificarles sobre cambios o acciones necesarias
Adjuntar documentos para tener un registro completo de la comunicación.
Estas funciones te mantendrán informado sobre las actividades y su progreso.
2. Tablero de compromisos y acuerdos
El segundo método de comunicación implica utilizar un tablero dedicado a discutir las actividades del proyecto. Algunas oficinas de proyectos prefieren tener un documento específico para crear y notificar planes de acción, compromisos y acuerdos establecidos. Un ejemplo de este tipo de tablero es la minuta de reunión, que muestra las acciones pendientes y los responsables de llevarlas a cabo antes de la próxima reunión.
Este tablero está compuesto por columnas de diferentes tipos, como texto, personas, fechas y números, y se complementa con una variedad de automatizaciones que ayudan a mantener a todos los miembros al tanto de las actividades.
Entre las automatizaciones disponibles se incluyen notificaciones para los encargados cuando una tarea está próxima a vencer, alertas para todos los miembros cuando una tarea se completa y avisos sobre reuniones o nuevos elementos en el tablero.
Este tablero proporciona un control general sobre las acciones y actividades de nuestros proyectos.
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3. Workdocs para generación de notas y minutas
Workdocs es una herramienta única de monday.com. Funciona como un documento interactivo dentro de la plataforma. Con ella, puedes traer información de los tableros a un Workdoc o crear nuevos elementos directamente desde tu documento en un tablero específico.
En Workdocs, tienes la libertad de crear diversos tipos de documentos, como notas de reunión, donde podrás mencionar a los miembros del equipo, incluir información clave sobre las actividades y detallar las acciones que deben realizarse. Lo más interesante ocurre cuando conectas tu documento con un tablero, lo permite crear diferentes elementos, asignar personas y establecer fechas de vencimiento.
Cuando seleccionas el enunciado en donde deseas agregar una nueva actividad, verás el botón "Elemento". Al hacer clic en este botón, se creará automáticamente un nuevo elemento dentro del tablero, lo que te permitirá darle seguimiento fácilmente.
Además, el documento puede descargarse en formato PDF, adjuntarse al tablero de actividades e incluso enviarse por correo electrónico a todos los involucrados. Como puedes ver, monday.com brinda la libertad de crear, comunicar y gestionar eficazmente las actividades de múltiples proyectos y procesos en toda la organización. No permitas que la comunicación se pierda en tu proyecto y lleva a cabo una gestión adecuada.
En resumen, la gestión efectiva de proyectos requiere una comunicación clara y eficiente entre los miembros del equipo, y monday.com ofrece una plataforma integral para lograrlo. Desde actualizaciones de elementos que facilitan la conversación activa sobre tareas específicas hasta tableros dedicados que centralizan la discusión de actividades y compromisos.
Si deseas mantenerte informado sobre las últimas actualizaciones y descubrir cómo monday.com puede beneficiarte a ti y a tu negocio, visita nuestro sitio web en https://www.orkesta.net/monday o contáctanos en info@orkesta.net para recibir atención personalizada.