Una parte esencial de la planeación y la ejecución de todo proyecto es la asignación de recursos, ya que nos permite asegurar que el trabajo será realizado por personas que no solo tienen la habilidad, sino también tienen disponibilidad y no están sobrecargadas. Por esta razón, contar con un directorio de recursos que adicional a su rol nos proporcione visibilidad de su carga de trabajo, se vuelve crucial. Con éste propósito Smartsheet ofrece a sus usuarios una plataforma adicional conocida como Resource Management by Smartsheet.
Este software (anteriormente llamado 10,000ft) fue fue adquirido por Smartsheet en mayo del 2019. Está enfocado en atender las necesidades de los equipos de trabajo para administrar sus recursos, registrar y rastrear el tiempo laborado, mantener bajo control el presupuesto y tiempo de proyectos, y pronosticar las necesidades de contratación.
¿Cómo se complementan Smartsheet y su plataforma de Resource Management?
Dentro de las hojas de Smartsheet existe un panel de integración que nos permite conectar las plataformas y lograr una mayor visibilidad y alcance en la asignación de los recursos.
En primer lugar, con ésta integración podemos generar automáticamente un proyecto en la plataforma de Resource Management sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet. También podemos conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales.
Como siguiente paso, podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos colocar un “placeholder”: una asignación temporal que está relacionada al rol y disciplina específicos.
Durante este proceso, el panel nos dejará ver automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva.
Inicialmente la integración entre Smartsheet y 10,000ft funcionaba en una sola dirección: las asignaciones y cambios se tenían que realizar directamente en el plan de trabajo de Smartsheet, ya que las modificaciones hechas en la plataforma de recursos no se sincronizaban de regreso. Sin embargo, la situación cambió completamente con la última actualización. Ahora es posible:
Agregar o editar las asignaciones directamente en Resource Management y sincronizar esos datos (responsables, placeholders, porcentaje de asignación, fechas y nombres de actividades) a través del panel para que se actualicen las filas asociadas en el proyecto de Smartsheet.
La información contenida en Resource Management ahora también podrá ser observada o disponible para interactuar dentro de WorkApps, permitiéndonos centralizar la información de ambas plataformas y realizar modificaciones en un solo lugar.
Por último, en los dashboards o tableros de control también será posible interactuar con el panel de Resource Management si éste se encuentra habilitado en una hoja.
Además de estas nuevas funcionalidades que pueden ser utilizadas entre Resource Management y Smartsheet, también es posible tomar provecho de las siguientes:
Las diferentes vistas y los reportes que son creados en Resource Management pueden ser agregados ya sea en un tablero de Smartsheet o WorkApps como un elemento de contenido web. Ésta función es específicamente útil para tener siempre a la mano los datos de utilización, presupuesto, tiempo invertido en los proyectos y la disponibilidad general de los recursos.
Una de las formas poco utilizadas de compartir información de Resource Management y Smartsheet al mismo tiempo es la impresión del tablero y a su vez su guardado en formato PDF. Utilizar ésta función permite obtener una captura de la información con los indicadores clave del proyecto y sus recursos, plasmarla para su distribución por correo electrónico o su almacenamiento .
De ésta forma, utilizando ambas plataformas en conjunto, podremos obtener más valor y promover junto con Smartsheet y Resource Management la transparencia de la información de nuestros recursos y proyectos, e impulsar la colaboración dentro de nuestro equipo de trabajo.
¿Quieres obtener más información sobre Resource Management o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.