En un proyecto de construcción, la gestión documental es fundamental, y uno de los elementos más críticos son los planos. Estos documentos son esenciales para guiar la ejecución de las obras y asegurar que se cumplan los requisitos técnicos y de diseño. Contar con una gestión efectiva de los planos es clave para evitar retrasos, errores y sobrecostos. Afortunadamente, monday.com ofrece herramientas poderosas para facilitar esta gestión, asegurando que toda la información relevante esté organizada y accesible.
Registra los planos de manera eficaz
Utiliza un formulario para capturar los datos más relevantes al registrar cada plano, como el nombre del plano, ID, nombre del cliente y correo electrónico para la comunicación.
Si manejas un sistema de gestión documental integral, puedes incorporar columnas reflejo para datos importantes, como el proyecto asociado y la disciplina correspondiente. Esto asegura que toda la información necesaria esté interconectada y accesible.
Asigna recursos y controla costos
Para optimizar la asignación de los arquitectos responsables de cada plano, utiliza un directorio de recursos predefinido. A través de este sistema, puedes importar información clave como la tarifa por hora, facilitando así el manejo de costos asociados a cada plano. Además, asegúrate de asignar un supervisor como recurso responsable para mantener el control de calidad en el proceso.
Visualiza el avance y cumple con los plazos
Incorpora una columna de cronograma que te permita visualizar las fechas planeadas y reales para cada plano. Esto no solo te ayuda a monitorear el progreso, sino que también te permite identificar desviaciones. Usa formatos condicionales para resaltar en rojo aquellos planos que no estén cumpliendo con los tiempos definidos, facilitando la intervención oportuna.
Monitorea los costos para decisiones más efectivas
La gestión de costos es esencial en la administración de planos. Utiliza la información de duración y tarifas para calcular el esfuerzo correspondiente. Con monday.com, puedes automatizar este proceso para que los datos se actualicen en tiempo real, permitiendo visualizar el presupuesto planeado, ejercido y por ejercer. Configura formatos condicionales que destaquen los planos fuera del presupuesto, lo que te ayudará a tomar decisiones informadas.
Gestiona el proceso de aprobación de manera eficiente
Establece un flujo claro para la aprobación de planos, incluyendo estados generales que reflejen el progreso del documento. Estos estados pueden incluir “Asignado”, “En Proceso”, “Cancelado”, entre otros, y el estado de aprobación interna, donde el supervisor indique si el plano está “Aprobado”, “Rechazado” o necesita “Corrección”. Además, es fundamental incluir un estado específico para la aprobación del cliente, similar al que se utiliza en la revisión interna.
Nuevamente, si cuentas con una gestión documental, y a modo de facilitar el seguimiento de cada etapa, incorpora columnas reflejo que vinculen los enlaces de los documentos preliminares y finales. Esto asegura que todos los involucrados tengan acceso a la versión correcta en cada fase del proceso. Al tener un flujo de trabajo organizado, puedes minimizar errores y garantizar que cada plano cumpla con los estándares requeridos antes de su entrega final.
Dashboard para una visualización integral
Por último, visualiza toda esta información de manera clara y a modo de reporte con la herramienta de dashboard que ofrece monday.com. Esta herramienta te permitirá acceder rápidamente a datos críticos sobre los planos, facilitando el análisis y la toma de decisiones en la gestión de tus proyectos.
La gestión de planos es una tarea fundamental en cualquier proyecto de construcción. Con monday.com, puedes estructurar y optimizar cada etapa del proceso, asegurando que toda la documentación esté organizada y sea accesible. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también incrementa la probabilidad de éxito en tus proyectos.
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